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Jeudi 27 août 2020

Présents : Claire, Bernard, Gérard et Alizée.

Réflexion sur le but du groupe réflexions sur la gouvernance. Principe : communication la plus clair et transparent. Lieu de réflexion global sur le fond. Puis mise en place des « recommandations » par les commissions.
Travail de définition à faire, structuration des sous groupe de communication.
Pour les outils informatiques bientôt fini. Réunion samedi, proposition à l’issu de cette ru.

1/2 journée sur la gouvernance – Tour de parole sur les objectifs :

Bernard:
→ sous forme de formation, abordé pb concret, langage commun pour être d’accord sur les principes de base. Vocabulaire commun. Préciser les choses. Principes de fonctionnement, d’écoute, pour garder les valeurs démocratiques, incontournable dans les valeurs qu’on doit respecter.
Lien avec Tristan motivation pour aller plus loin
Claire:
→ Formation, redéfinir principes de bases, validé processus de décision, faire ça de manière ludique. Mission d’éducation. Formation (animation réunion, cr), être en compétence de faire émerger des décisions. A chaque réunion de travail revenir sur un outil de la gouvernance partagé (10 minutes de
formation). Ex : tour météo.
Mettre en avant des procédés (exemple, ordre du jour des réunions : communication du pad, créa ordre du jour, puis mise au frigo).
Comprendre qui chacun se sens garant de quoi (prise de décision, gestion des conflits, de créer du nous cf carte gouv partagée). Demander aux personnes de quoi il veulent être garant.
Gérard:
→ règle : des méthodes de préparation de décision, qu’il y ai toujours 1 pers qui ai préparer une
décision pour lors des ru groupes de travail
Accueil des nouveaux et sortie → processus d’entrée/sortie, exclusion.
Alizée:
→ Redéfinir les principes puis redef vocabulaire commun puis se créer notre propre carte de la gouv partagée. Puis qui garant de quoi.

En conclusion :

*qu’est ce qu’on a besoin à approfondir ? Et comment on se forme ?
*Question du nombre de commission. Reprendre les commissions défini en AC.
*Gestion personnel : méta plan + ou – dans poste, à partir de là avec eux et par eux pour améliorer les choses. Rencontre sur temps salarié
Qu’est ce que les habitants attendent des employé municipaux.
*Quels compte rendu on envoi à qui ?
Décision prise il y a un temps de faire des retours synthétiques mais de pas envoyé les CR tout le temps. Type lettre d’infos. Cette décision n’a pas était mise en pratique sauf une ou deux fois.
*Comment on nourrit, on prend soin de la cohésion avec le groupe de soutien ?
Recréer un groupe pour communiquer avec le groupe de soutien.
Idée : qu’il y ai deux personnes par mois pour travailler sur lettre d’info. Synthétiser les informations importantes.

A travailler en 1/2 journée – Quelles infos ont diffuse à qui ?

Mission de clarification pour groupe réflexion gouvernance.
ORGA de la 1/2 journée sur la gouvernance

Framadate → Claire (du 14 au 23 septembre . 9h/13h ou 14h/18h)
Programme :
– Principe de base projet & langage commun
– Prise de décision & outils
– Carte de gouvernance partagée

Équipe de prépa :
Claire (principe et carte), Bernard (principe et décision), Gérard (prise de décision) et Alizée
(principe et carte).

du 17 juillet 2020 chez Didier Lebrun le 17/07/20

Présents : Didier, Claire, Jérémy, Céline, Gérard (secrétaire)
Excusés : Jérémie, Alizée, Isabelle
Il y a eu des confusions sur l’objet de cette réunion, certains la considérant comme une réunion du groupe thématique Communication externe. C’est en fait un groupe thématique décidé par le groupe gouvernance avec notamment la réflexion sur les outils informatiques de collaboration dont Agora Project et Nextcloud dont des instances sont installées sur vaour.net.

OUTILS DE COLLABORATION
Ces outils sont mis à disposition de Vaour Citoyens et peuvent bien sûr être mis à disposition de la commune si souhaité.

RÉUNIONS PHYSIQUES ET VISIO
Les réunions physiques sont nécessaires et vont continuer. Occasionnellement nous pouvons utiliser la visio avec https://jitsi.vaour.net/VaourCitoyens, ce qui peut permettre d’éviter des déplacements
dans la mesure où la liaison est bonne.

BASE DOCUMENTAIRE
L‘objectif de la base documentaire est de stocker dans un espace accessible à tous (à définir) les fichiers communs, par exemple la charte (dans sa dernière version), les CR des groupes thématiques, du groupe de travail, du groupe de soutien, etc.
Le conseil municipal pourraient avoir une base documentaire équivalente si souhaité. Gérard va proposer une base documentaire sur https://citoyens.vaour.net/ap/ et sur
https://nextcloud.vaour.net/ pour que chacun ait accès aux documents communs sans avoir besoin de les stocker dans leurs mails ou ordinateurs.
Les deux outils ont des avantages et des inconvénients, voir le comparatif Agora-Project vs Nextcloud de Didier . Une discussion sur l’ergonomie de chaque solution n’a pas de conclusion pour l’instant.

É CHANGES ENTRE NOUS
Gérard avec les outils qu’il maîtrise a mis en place un site de test de forum :
https://vaour.org/citoyens/, Des forums existent également dans les espaces d’Agora-Project. Mais la solution ne paraît pas adaptée.
La solution de Telegram semble a priori préférable. Céline est chargée de créer un groupe vaourcitoyens pour juger si l’outil est adapté à nos besoins, il existe déjà plusieurs groupes Telegram à Vaour.
Agora Project et Nextcloud proposent tous les deux un agenda où nous pouvons mettre les réunions en distinguant les groupes par une couleur différente. Pour ceux qui n’ont pas d’ordinateur ni de téléphone portable, il est nécessaire d’avoir une version papier. Une copie d’écran est possible mais
des détails ne seront a priori pas visibles, c’est à vérifier. Une copie papier pourra être affichée sur les panneaux, la consultation de l’agenda pourra aussi se faire sur un ordinateur à la MSAP.

LISTE DES CHOSES À FAIRE
Des solutions existent sur Agora Project et Nextcloud, à tester pour avoir une liste des choses à faire partagée par les membres d’un groupe.

MAILS
Plusieurs conseillers ont souhaité avoir une adresse mail qui correspond à leurs responsabilités. Jérémie a proposé de créer une adresse mail comme adjoint@mairie-vaour.fr, donc avec un nouveau nom de domaine mairie-vaour.fr. Une autre solution consiste en des adresses de type
adjoint@mairie.vaour.fr avec un sous-domaine au domaine vaour.fr. Techniquement, la meilleure solution serait de créer ces adresses mail et de les rediriger vers les boites mail de chaque personne.
À défaut, le serveur de mails pourrait être hébergé sur le serveur de Didier avec les contraintes qu’il nous donne : comptes POP plutôt qu’IMAP, ce qui en pratique veut dire que les mails ne seraient pas stockés sur son serveur, que chacun ait une solution de stockage des mails qu’il reçoit et puisse
mettre en place un filtre pour séparer les mails redirigés via vaour.fr, L’emploi d’un logiciel de mail type Thunderbird pourrait faciliter cela.
Pour aller plus loin sur cette question, il est nécessaire de savoir comment pratiquent les conseillers municipaux qui ont besoin de séparer les mails concernant la commune de leurs mails privés.
Gérard se charge de les interroger.

S ITE VAOUR . FR
Nous n’avons abordé que le plus urgent à faire, la réflexion est à faire sur une refonte du site en définissant l’architecture du site avec la possibilité pour les visiteurs de laisser des commentaires.
Le site est passé en https (question de sécurité lors des connexions pour maintenir le site).
Nous avons prévu de mettre en archive le site de l’équipe précédente, de mettre les nouvelles commissions quand elles seront créées, de mettre en ligne l’arrêté sur l’eau, un court compte-rendu sur le pot du 14 juillet et ajouter les mentions légales (rédaction Gérard). Céline le fait avec l’aide de
Jérémy dans la mesure où elle récupère les informations et l’arrêté de préférence sous format texte.
Les photos des conseillers municipaux peuvent aussi être mises sur le site avec leur accord en attendant une photo de groupe du conseil. Jérémy est mis comme administrateur du site, Claire souhaite être uniquement « Auteur ».