Auteur/autrice : Commission Communication

Jeudi 27 août 2020

Présents : Claire, Bernard, Gérard et Alizée.

Réflexion sur le but du groupe réflexions sur la gouvernance. Principe : communication la plus clair et transparent. Lieu de réflexion global sur le fond. Puis mise en place des « recommandations » par les commissions.
Travail de définition à faire, structuration des sous groupe de communication.
Pour les outils informatiques bientôt fini. Réunion samedi, proposition à l’issu de cette ru.

1/2 journée sur la gouvernance – Tour de parole sur les objectifs :

Bernard:
→ sous forme de formation, abordé pb concret, langage commun pour être d’accord sur les principes de base. Vocabulaire commun. Préciser les choses. Principes de fonctionnement, d’écoute, pour garder les valeurs démocratiques, incontournable dans les valeurs qu’on doit respecter.
Lien avec Tristan motivation pour aller plus loin
Claire:
→ Formation, redéfinir principes de bases, validé processus de décision, faire ça de manière ludique. Mission d’éducation. Formation (animation réunion, cr), être en compétence de faire émerger des décisions. A chaque réunion de travail revenir sur un outil de la gouvernance partagé (10 minutes de
formation). Ex : tour météo.
Mettre en avant des procédés (exemple, ordre du jour des réunions : communication du pad, créa ordre du jour, puis mise au frigo).
Comprendre qui chacun se sens garant de quoi (prise de décision, gestion des conflits, de créer du nous cf carte gouv partagée). Demander aux personnes de quoi il veulent être garant.
Gérard:
→ règle : des méthodes de préparation de décision, qu’il y ai toujours 1 pers qui ai préparer une
décision pour lors des ru groupes de travail
Accueil des nouveaux et sortie → processus d’entrée/sortie, exclusion.
Alizée:
→ Redéfinir les principes puis redef vocabulaire commun puis se créer notre propre carte de la gouv partagée. Puis qui garant de quoi.

En conclusion :

*qu’est ce qu’on a besoin à approfondir ? Et comment on se forme ?
*Question du nombre de commission. Reprendre les commissions défini en AC.
*Gestion personnel : méta plan + ou – dans poste, à partir de là avec eux et par eux pour améliorer les choses. Rencontre sur temps salarié
Qu’est ce que les habitants attendent des employé municipaux.
*Quels compte rendu on envoi à qui ?
Décision prise il y a un temps de faire des retours synthétiques mais de pas envoyé les CR tout le temps. Type lettre d’infos. Cette décision n’a pas était mise en pratique sauf une ou deux fois.
*Comment on nourrit, on prend soin de la cohésion avec le groupe de soutien ?
Recréer un groupe pour communiquer avec le groupe de soutien.
Idée : qu’il y ai deux personnes par mois pour travailler sur lettre d’info. Synthétiser les informations importantes.

A travailler en 1/2 journée – Quelles infos ont diffuse à qui ?

Mission de clarification pour groupe réflexion gouvernance.
ORGA de la 1/2 journée sur la gouvernance

Framadate → Claire (du 14 au 23 septembre . 9h/13h ou 14h/18h)
Programme :
– Principe de base projet & langage commun
– Prise de décision & outils
– Carte de gouvernance partagée

Équipe de prépa :
Claire (principe et carte), Bernard (principe et décision), Gérard (prise de décision) et Alizée
(principe et carte).

Lundi 3 août à 14h mairie

Présents: Gérard Isabelle Jérémie S Ignace, CR Ignace et Gérard
Prochaine réunion du groupe communication mardi 18 août à 18h, en principe à la mairie.

* On a d’abord parler de sujet transversaux, comme la nécessité que chaque commission ait un binôme de référents/animateurs. Qui puissent éventuellement tourner. Qu’il y ait un groupe de quelques personnes qui prennent en charge les différends entre personnes de Vaour Citoyens plutôt que Jérémie actuellement sollicité.

* On a évoqué la nécessité de transformer ce groupe communication externe en une commission éventuellement appeler “commission communication habitants” pour bien signifier que le but de cette communication est le lien avec les villageois.

* SITE VAOUR . FR
Concernant le site internet on s’est redit la nécessité que le site actuel passe en archives pour rendre plus visible les nouvelles infos. On va voir si Jérémy M peut s’en occuper ou si Ignace donne un coup de main et si Céline fait les mises à jour courantes

* ÉCHOS DE VAOUR
Gérard cherche si le responsable de la publication est obligatoirement le maire (même question pour le site vaour.fr)

* PROPOSITIONS

Ci-dessous nos propositions qui demandent à être validées lors d’une prochaine réunion ou par le Groupe de Travail comme nous n’étions pas très nombreux à la réunion :
– On propose de changer la charte graphique pour montrer que c’est une nouvelle équipe. Alizée est partante sur ce rôle, nous lui demandons de proposer une charte graphique en lui laissant le choix des outils qui lui conviennent.
– On propose d’avoir un edito tournant, rédigé pas un ou deux personnes qui signent en leur nom. Le premier serait écrit par Jérémie mais ensuite cela tournerait.
– Concernant la date de sortie de la première gazette, après avoir évoqué au début une sortie fin août, on a décidé ensemble qu’il était plus pertinent d’attendre le 20 septembre.
Cela pour permettre de bien présenter le fonctionnement de la nouvelle mairie, de la nouvelle équipe de travail. Et surtout d’avoir assez de matière pour présenter les différentes commissions et de quelle manière chacun et chacune des habitants peut y prendre sa place et participer.
La date de clôture (celle où les articles sont rédigés) est le 5 septembre 2020. Les articles rédigés seront soumis aux conseillers municipaux et au Groupe Travail en demandant les corrections souhaitées sur le fond, pas sur la forme.
– Pour faciliter la compréhension du nouveau fonctionnement de la mairie, on propose de trouver un dessinateur qui pourrait en un dessin donner à voir les articulations entre la mairie, les élus, le groupe de travail, le groupe de soutien et les habitants. On pense éventuellement à Guillaume de la Bdtek ou à Vincent Laborde.
– Il nous semble important d’avoir des rubriques régulières qui reviennent à chaque gazette. Par exemple une de ces rubriques pourrait présenter les membres de Vaour citoyens avec à chaque fois un élus et un membre des groupes travail ou soutien. Avec des questions récurrentes. Par exemple :
*C’est quoi votre quotidien ?
*Pourquoi êtes-vous engagé dans cette aventure ?
*Sur quels sujets municipaux voulez vous travailler particulièrement ?
– Un autre article de fond, dans la première Gazette ou dans la seconde pourrait présenter de manière drôle et décalé l’histoire de la démarche citoyens à Vaour. Par exemple un article intitulé “Mais comment s’est-on retrouvé avec une Liste citoyens à la mairie de Vaour ?”

* ARTICLES

Rédiger les articles en pensant à la date à laquelle ils seront lus.
Voici une première liste d’articles et de contenus proposés dans différents mails ou au cours de la réunion, avec quelques rares commentaires en italique, un choix de priorité est à faire, des articles reportés à une édition ultérieure :
*En vrac Photo de la liste élue et/ou Photo du 14 juillet
*Gilles aimerait faire un petit article sur le jardin partagé + les figues
*Demande de Jeanne pour un questionnaire santé.
*Gérard : questionnaire sur le contenu des Échos de Vaour
*Rémi veut bien faire un article jardinage.
*Un article sur la notion d’intelligence collective, concrètement comment on la met en œuvre courrier des lecteurs un catalogue de portraits des habitants
un article sur les nouveaux habitants du Muret
*Informations municipales :
– Point sur les permanences
– CR du dernier CM ?
– reprise des cafés citoyens
– eau
– CR de l’entrevue avec Familles Rurales ?
– Topo sur la MSAP (où ça en est)
– etc.
*Animations / coin des assos :
– Été de Vaour : CR des ateliers bénévoles les 7, 8, 9 août
– Topo Café Atmos (photo) ? Gérard fait le lien avec Atmosphère
– Familles Rurales : communiqué ?
– Les Prunes Bleues : Les figues : 1er épisode (texte de 4 pages -> Gilles O)
– PCV patrimoine : contacter Gisèle Andrieu qui a toujours quelque chose à dire !
*État civil
Naissance : Lucas (Magda & Jules)
*Décès :
*Appel à rubriques
– Histoire du village (Il y a une demande pour cette rubrique)
– Interview d’anciens ?
– Jardinage (Emerveille)

*Brèves :
Léonore : tricot (remerciements).
*Annonces

* CAFÉS CITOYENS

Concernant le café citoyens les premiers samedi de chaque mois. Il nous semble important que ce soit un moment attractif, convivial et utile pour les habitants. Pour cela on propose un accueil avec café, thé et petits gâteaux préparé par la commission (voir ci-dessous).On propose que les cafés citoyens soient découpés en deux parties : une première partie autour d’une
des commissions puis une deuxième partie libre avec ce que chaque habitants apporte comme sujets. Comme ça chaque café citoyen serait animé à tour de rôle par une des commissions ou un des groupes thématiques. On annoncerait le thème à l’avance. Le premier café citoyens pourrait être sur le thème de l’eau par exemple. Cela permettrait de poser des questions précises pour mieux comprendre un sujet et éventuellement donner envie à certain de s’impliquer dans cette commission. Pour annoncer les café citoyens on pourrait utiliser les boîtes aux lettres, les panneaux d’affichage et
les SMS en plus des mails.
Fin août, il faudra distribuer un courrier qui annonce le premier café citoyen ainsi que la journée de présentation des commissions et des associations de Vaour.

Prochaine réunion du groupe communication mardi 18 août à 18h

Le pôle territorial Albigeois Bastides dit qu’il cherche à encourager les initiatives citoyennes pour la transition écologique. Il répertorie les initiatives spontanées comme celles de Vaour pour “créer un dynamisme sur le territoire et donner envie à d’autres communautés de faire la même chose”.

L’exemple de Vaour est formidable, il a inspiré ce petit film où l’on reconnaît un poulailler collectif, une maison en paille, un chantier participatif et le jardin d’Emerveille de Vaour :

https://www.pays-albigeois-bastides.fr/videos/bouge-ton-climat-visite-dinitiatives-citoyennes-vaour

bougetonclimat@ptab.fr    –    05 63 36 87 01

du 17 juillet 2020 chez Didier Lebrun le 17/07/20

Présents : Didier, Claire, Jérémy, Céline, Gérard (secrétaire)
Excusés : Jérémie, Alizée, Isabelle
Il y a eu des confusions sur l’objet de cette réunion, certains la considérant comme une réunion du groupe thématique Communication externe. C’est en fait un groupe thématique décidé par le groupe gouvernance avec notamment la réflexion sur les outils informatiques de collaboration dont Agora Project et Nextcloud dont des instances sont installées sur vaour.net.

OUTILS DE COLLABORATION
Ces outils sont mis à disposition de Vaour Citoyens et peuvent bien sûr être mis à disposition de la commune si souhaité.

RÉUNIONS PHYSIQUES ET VISIO
Les réunions physiques sont nécessaires et vont continuer. Occasionnellement nous pouvons utiliser la visio avec https://jitsi.vaour.net/VaourCitoyens, ce qui peut permettre d’éviter des déplacements
dans la mesure où la liaison est bonne.

BASE DOCUMENTAIRE
L‘objectif de la base documentaire est de stocker dans un espace accessible à tous (à définir) les fichiers communs, par exemple la charte (dans sa dernière version), les CR des groupes thématiques, du groupe de travail, du groupe de soutien, etc.
Le conseil municipal pourraient avoir une base documentaire équivalente si souhaité. Gérard va proposer une base documentaire sur https://citoyens.vaour.net/ap/ et sur
https://nextcloud.vaour.net/ pour que chacun ait accès aux documents communs sans avoir besoin de les stocker dans leurs mails ou ordinateurs.
Les deux outils ont des avantages et des inconvénients, voir le comparatif Agora-Project vs Nextcloud de Didier . Une discussion sur l’ergonomie de chaque solution n’a pas de conclusion pour l’instant.

É CHANGES ENTRE NOUS
Gérard avec les outils qu’il maîtrise a mis en place un site de test de forum :
https://vaour.org/citoyens/, Des forums existent également dans les espaces d’Agora-Project. Mais la solution ne paraît pas adaptée.
La solution de Telegram semble a priori préférable. Céline est chargée de créer un groupe vaourcitoyens pour juger si l’outil est adapté à nos besoins, il existe déjà plusieurs groupes Telegram à Vaour.
Agora Project et Nextcloud proposent tous les deux un agenda où nous pouvons mettre les réunions en distinguant les groupes par une couleur différente. Pour ceux qui n’ont pas d’ordinateur ni de téléphone portable, il est nécessaire d’avoir une version papier. Une copie d’écran est possible mais
des détails ne seront a priori pas visibles, c’est à vérifier. Une copie papier pourra être affichée sur les panneaux, la consultation de l’agenda pourra aussi se faire sur un ordinateur à la MSAP.

LISTE DES CHOSES À FAIRE
Des solutions existent sur Agora Project et Nextcloud, à tester pour avoir une liste des choses à faire partagée par les membres d’un groupe.

MAILS
Plusieurs conseillers ont souhaité avoir une adresse mail qui correspond à leurs responsabilités. Jérémie a proposé de créer une adresse mail comme adjoint@mairie-vaour.fr, donc avec un nouveau nom de domaine mairie-vaour.fr. Une autre solution consiste en des adresses de type
adjoint@mairie.vaour.fr avec un sous-domaine au domaine vaour.fr. Techniquement, la meilleure solution serait de créer ces adresses mail et de les rediriger vers les boites mail de chaque personne.
À défaut, le serveur de mails pourrait être hébergé sur le serveur de Didier avec les contraintes qu’il nous donne : comptes POP plutôt qu’IMAP, ce qui en pratique veut dire que les mails ne seraient pas stockés sur son serveur, que chacun ait une solution de stockage des mails qu’il reçoit et puisse
mettre en place un filtre pour séparer les mails redirigés via vaour.fr, L’emploi d’un logiciel de mail type Thunderbird pourrait faciliter cela.
Pour aller plus loin sur cette question, il est nécessaire de savoir comment pratiquent les conseillers municipaux qui ont besoin de séparer les mails concernant la commune de leurs mails privés.
Gérard se charge de les interroger.

S ITE VAOUR . FR
Nous n’avons abordé que le plus urgent à faire, la réflexion est à faire sur une refonte du site en définissant l’architecture du site avec la possibilité pour les visiteurs de laisser des commentaires.
Le site est passé en https (question de sécurité lors des connexions pour maintenir le site).
Nous avons prévu de mettre en archive le site de l’équipe précédente, de mettre les nouvelles commissions quand elles seront créées, de mettre en ligne l’arrêté sur l’eau, un court compte-rendu sur le pot du 14 juillet et ajouter les mentions légales (rédaction Gérard). Céline le fait avec l’aide de
Jérémy dans la mesure où elle récupère les informations et l’arrêté de préférence sous format texte.
Les photos des conseillers municipaux peuvent aussi être mises sur le site avec leur accord en attendant une photo de groupe du conseil. Jérémy est mis comme administrateur du site, Claire souhaite être uniquement « Auteur ».

Chères Vaouraises, chers Vaourais,

Le 14 juillet dernier, alors que nous étions tout juste sortis de l’état d’urgence sanitaire, l’équipe municipale et moi-même étions très heureux de vous annoncer la reprise du traditionnel bal du 15 août.
Depuis, la recrudescence du virus dans certaines régions françaises relance l’inquiétude générale et c’est pourquoi, à compter du 20 juillet 2020, toute personne de 11 ans et plus doit porter un masque grand public dans les lieux publics clos, en complément de l’application des gestes barrières.

Décret pris le 17 juillet, publié le 18 juillet au Journal officiel. Conformément aux annonces du Premier ministre, sa mise en œuvre intervient donc à compter de lundi 20 juillet 2020.

En prenant en compte l’ensemble des incertitudes, des contraintes et des risques, il nous est apparu très compliqué de maintenir l’organisation d’un bal festif inter-générationnel et de préserver un esprit de fête basé sur la rencontre, la convivialité, la musique et la danse.
Nous avons donc décidé collectivement de reporter cet événement à l’année prochaine. Un choix difficile à faire mais censé et cohérent par rapport à la situation actuelle.
Cependant, cette décision ne nous privera pas d’autres moments de rencontre prévus dès le mois de septembre comme la reprise des Cafés Citoyens tous les premiers samedi du mois. Le premier rendez-vous est fixé au samedi 05 septembre 2020 à 10 heures en salle commune. Il y aura également le Forum des Associations et des Groupes Thématiques, autant de moments où vous pourrez vous exprimer, faire remonter vos problèmes, vos envies et vos idées et ainsi vous impliquer dans le fonctionnement communal et associatif du village.
D’ici là, les élus restent à votre disposition pour répondre à vos questions, des permanences régulières sont organisées durant la période des congés d’été, n’hésitez pas à passer en mairie ou à nous contacter par mail ou téléphone.
Chaleureusement,

Au nom de l’équipe municipale, les élus et le groupe de travail,
Jérémie Steil, maire de Vaour

Téléphone : 05 63 56 30 41
courriel : mairie.vaour@wanadoo.fr

---

AR-2020-17  –  Département du Tarn République Française Commune de VAOUR

ARRÊTÉ DU MAIRE

Nous Jérémie STEIL, Maire de VAOUR

Vu l’article L2212-2 du Code Général des Collectivités Territoriales,

Vu le code de l’environnement,

Vu le code de santé publique,

Considérant le déficit pluviométrique enregistré sur le département,

Considérant le faible débit des sources sur le territoire de la commune,

ARRÊTONS

Article 1 : L’usage de l’eau potable est à compter de ce jour et jusqu’à nouvel ordre, uniquement réservé à l’usage domestique des habitants de la commune.

Article 2 : Le lavage des voitures, des trottoirs, le remplissage des piscines, sont formellement interdits sur le territoire de la commune.

Article 3 : Il est recommandé l’utilisation avec modération et à son strict nécessaire de l’arrosage des jardins.

Article 3 : Tout contrevenant au présent arrêté sera poursuivi et sanctionné.

Article 4 : Monsieur le Commandant de la Gendarmerie de CORDES, Madame la Secrétaire de Mairie sont chargés chacun en ce qui les concerne, de l’exécution du présent arrêté.

Fait à Vaour, le 13 Juillet 2020

Le Maire,  Jérémie Steil    

                   

---

Chaque famille a reçu dans sa boite aux lettres l’invitation au pot de l’amitié offert par la mairie le mardi 14 juillet 2020 à 12h00 PLACE DE L’ÉGLISE

Invitation pot 14 juillet 2020